Sekretær

BEMÆRK: Ansøgningsfristen er overskredet

Statens Naturhistoriske Museum, som er en del af Det Natur- og Biovidenskabelige Fakultet ved Københavns Universitet, søger en sekretær til tiltrædelse snarest muligt.

Vi har brug for en person, som kan yde strategisk og operativ støtte, primært til udstillingschefen. Herudover skal vedkommende give assistance på tværs af teams, projekter og initiativer, som involverer øvrige seniorledere fra hele afdelingen: Udstillinger, Design og Digital Produktion, samt Formidling og Publikumsaktiviteter.

Om jobbet

Som sekretær vil du være afdelingens øjne og ører, forbinde kolleger, projekter og vigtig organisatorisk information, og sørge for, at møder og materialer er effektive og giver resultater. Du vil være en betroet kollega, der brænder for at medvirke til at virkeliggøre museets vision. Du vil referere til udstillingschefen, men også servicere de andre seniorledere i afdelingen.
Afdelingen har et generelt ansvar for aktiviteter henvendt til gæster på museet, fra strategi til udformning og levering. Dette inkluderer alt på de talrige nuværende museumsfaciliteter foruden planlægning af det nye museum.

Stillingens dynamiske natur kræver, at den ideelle kandidat har perfekte færdigheder inden for tidsstyring og organisation plus en evne til at identificere og forudse behov, før de opstår.

Personen skal have en professionel adfærd og kunne samarbejde med en bred vifte af personer, inklusiv andre seniorledere på museet og universitetet, direktionen såvel som eksterne konsulenter og partnere. For at udføre jobbet succesfuldt skal personen sommetider behandle højst følsomme og fortrolige finansielle, juridiske og institutionelle informationer professionelt og diskret.
Stillingen er fundamental for afdelingen og omfatter hjælp med opgaver som planlægning, bedømmelse, prioritering af og svar på spørgsmål, organisering af dokumenter, vedligeholdelse af registre og databaser, referater af møder og styr på dokument-flows og deadlines.
Personen vil komme til at spille en nøglerolle i nogle meget vigtige projekter og initiativer på tværs af afdelingerne, bl.a. med at udføre baggrundsresearch og skrive rapporter, styre budgetter og holde opsyn med leverancer og samarbejde med eksterne partnere.

Stillingen vil passe perfekt til en person, som er dedikeret til museet og kan være en ”højre hånd”, som vil gøre det muligt for afdelingen for udstillinger og gæsteoplevelse at fremme organisationens initiativer og mål. Den vil også passe til en, der ønsker at være en del af en dynamisk, hårdtarbejdende institution netop nu, hvor vi forbereder et splinternyt nationalt museum, hvilket er en inspirerende og tilfredsstillende professionel mulighed.

Ansvarsområder

Sekretæren skal assistere ledelsen på følgende områder:

• Stå for planlægning og rejseaktiviteter og aktiviteter på tværs af afdelingen
• Organisere og forberede møder, herunder at indsamle dokumenter og sørge for dagsordener, referater, logistik og generelle materialer til møder
• Fungere som primær kontaktperson for generelle forespørgsler til afdelingen
• Vedligeholde forskellige registre, dokumenter og databaser i forbindelse med afdelingens arbejde, herunder budgetinformation og fortrolig og følsom information
• Stå for støttende koordination, overvågning og kommunikation i større skala, samt projekter på tværs af afdelinger og programmer efter behov
• Holde udstillingschefen ajour med tidsfølsomme og vigtige emner og sikre passende opfølgning
• Transskribere kildemateriale, forberede dokumenter, rapporter, tabeller og oversigter og distribuere disse efter behov.
• Gennemføre en række forskellige projekter, herunder lave PowerPoint-præsentationer, finansielle regneark, specielle rapporter og andet materiale efter behov
• Rutinemæssigt udføre en lang række forskellige støttefunktioner
• Andre ekstra og/eller alternative opgaver, når de opstår, på hele museet efter behov.

Personlig erfaring & kvalifikationer

• En detaljeorienteret selvstarter med tidligere erfaring fra eller bevislig interesse for kultur-/museumssektoren
• En person, som bruger sin sunde fornuft og kan prioritere og træffe beslutninger
• Energisk og ivrig efter at kaste sig over nye projekter og idéer
• Gode sociale evner, har det godt med at interagere med alle slags mennesker, fra universitetskolleger på højt niveau til offentligheden.
• En holdspiller, som kan opdyrke produktive arbejdsrelationer i hele organisationen
• En snarrådig person med en ”can do”-attitude, som er i stand til at multitaske og udnytte tiden effektivt
• En velorganiseret person, som trives i et miljø, hvor der er fart på
• 3-5 års relevant erfaring
• Gode IT-kompetencerer, herunder med Microsoft Office-pakken (Outlook, Word, PowerPoint og Excel)
• Fremragende verbale kommunikationsevner, herunder i tale og skrift på dansk og engelsk

Om os

Naturhistoriske museer har aldrig været vigtigere end nu. Vores planet er beboet af millioner af levende arter. Men nu har en enkelt iblandt dem, mennesket, magt til at ændre livet på Jorden. Løsninger på de store udfordringer for både menneskeheden og planeten er kun mulige gennem lokal handling, globalt samarbejde og deling af viden og ressourcer.

Statens Naturhistoriske Museums vision er at gøre borgerne i stand til at forholde sig til og føle sammenhørighed med naturen. Vi ønsker at inspirere, engagere og gøre det muligt for folk at nyde, forstå og vise omsorg for naturens verden. I de kommende år vil vi bygge et nyt dansk nationalt museum for naturens verden. Ét stort museumskompleks i Botanisk Have i centrum af København skal indeholde supermoderne laboratorier, fremragende forskningssamlinger, nye offentlige udstillinger og faciliteter til både undervisning og udbredelse af videnskaben. I løbet af de næste par år vil museet ændre den måde, hvorpå folk bruger og tænker på naturhistoriske museer. Vi arbejder på en lang række store, indbyrdes forbundne projekter for at opnå dette, samtidig med at vi driver de eksisterende museer, som er åbne for offentligheden, og byder på et spændende udstillings- og events program.

Løn og ansættelsesforhold

Løn- og ansættelsesvilkår sker i henhold til fællesoverenskomsten mellem Skatteministeriet og Offentligt Ansattes Organisationer samt organisationsaftalen for kontor­funktionærer, laboranter og IT-medarbejdere (HK Stat), hvor indplaceringen vil være i løngruppe 3, 2. Der vil være mulighed for forhandling af yderligere tillæg efter kvalifikationer. Stillingen er tidsubegrænset. Den gennemsnitlige ugentlige arbejdstid er 37 timer. Vi har flekstid og betalt frokostpause.

Din ansøgning

Hvis du finder jobbet interessant, så send gerne en elektronisk ansøgning med bilag via Jobportalen (klik på knappen "Ansøg nu" nederst på siden) senest 25. august 2023.

Ansættelsessamtaler vil finde sted i uge 38. Samtalen vil være på engelsk.

Københavns Universitet stræber efter at afspejle samfundet og opfordrer alle interesserede til at søge, uafhængigt af personlig baggrund.

Yderligere spørgsmål

Spørgsmål om stillingen kan rettes til Kerill Winters, tlf. +45 93563655.

Det natur- og Biovidenskabelige Fakultet ved Københavns Universitet – også kaldet SCIENCE – er Danmarks største forsknings- og uddannelsesinstitution med 4000 ansatte og 9700 bachelor- og masterstuderende på 11 institutter og et museum. Fakultetet har et årligt budget på 3 milliarder kroner.

Læs mere om Det Naturvidenskabelige Fakultet på www.science.ku.dk

INFORMATIONER OM STILLINGEN:

- Arbejdspladsen ligger i:

Gentofte Kommune

-Virksomheden tilbyder:

-Arbejdsgiver:

KU - SCIENCE - SNM, Museo, Øster Voldgade 5-7, 1350 København K

-Ansøgning:

Ansøgningsfrist: 25-08-2023; - ansøgningsfristen er overskredet

Ved skriftlig henvendelse: https://candidate.hr-manager.net/ApplicationInit.aspx?cid=1307&ProjectId=159805&DepartmentId=19220&MediaId=4632&SkipAdvertisement=true

Se mere her: https://job.jobnet.dk/CV/FindWork/Details/5882351